Русский
English
AzərbaycanOutsourcing esaslı hizmetlerimizin geniş yelpazesi hakkında daha ayrıntılı bilgi almak için aşağıda yer alan telefon numaralarımızdan bizimle iletişime geçebilirsiniz
Gülnar Ramazanova – İnsan Kaynakları Uzmanı
İşletmelerde personel kayıtları, bunların düzenlenmesi ve yürütülmesi ilk çalışanın işe alınmasıyla başlar. Bu yazıda bunun nasıl yapılacağı açıklanmaktadır.
Yeni faaliyete başlayan ya da halihazırda faaliyet gösteren girişimciler fark etmeksizin herkes “Personel kayıtları nedir?” sorusuyla ilgilenir. Personel kayıtları, işletmede çalışanlarla ilgili tüm belge ve evrak sürecini kapsar. Buna işe alım, görev değişiklikleri, işten çıkarma, ücretler, çalışma koşulları, disiplin cezaları, ödüller ve benzeri konular dahildir.
Bu süreçler açık şekilde düzenlenmelidir. Çalışanla ilgili her türlü işlem mevzuata dayanmalı ve ilgili belgelerle doğrulanmalıdır. Belgeler zamanında, kurallara uygun şekilde hazırlanmalı, sistemli biçimde saklanmalı ve korunmalıdır. Tüm bunlar personel özlük işlemlerini oluşturur.
“Personel kayıtları nedir?” sorusuna kısaca yanıt verdik. Peki bundan kim sorumludur? Bu durum işletmenin büyüklüğüne bağlıdır. Personel evrak işleri aşağıdaki kişi veya birimlere verilebilir:
şirket bünyesinde oluşturulmuş özel bir birime (insan kaynakları departmanı) ya da tek bir çalışana;
ek görev olarak bir ya da birkaç çalışana. Küçük işletmelerde bu görev genellikle sekreterlere, hukukçulara veya muhasebecilere verilir;
outsourcing sözleşmesi kapsamında uzman bir şirkete. Ancak her şey dışarıdan hizmet alınarak yürütülemez. Örneğin, çalışma kitaplarının tutulması dış bir firmaya devredilemez. Bu görev yönetici tarafından bir emir ya da talimatla şirket içinden bir kişiye verilmelidir.
Bir diğer seçenek ise personel kayıtlarıyla doğrudan yöneticinin ilgilenmesidir. Bu yöntem yalnızca çok küçük işletmeler için uygundur.
Yeni işe başlayan girişimciler için “Personel kayıtları nedir?” sorusuyla birlikte, bunun nasıl kurulacağı ve nereden başlanacağı daha da önemlidir.
Öncelikle, personel belgelerinde kullanılan şirket adının, şirket ana sözleşmesinde yer alan adla birebir aynı olmasına dikkat edilmelidir. Yöneticiler, çalışanları ana sözleşmede belirlenen kurallara göre işe alırlar.
İş sözleşmelerini ve diğer belgeleri imzalama yetkisinin kimde olduğu netleştirilmelidir. Daha sonra tüm belgelerin yalnızca bu yetkiye sahip kişiler tarafından imzalanmasına dikkat edilmelidir.
Personel kayıtlarından ve özlük işlemlerinden sorumlu kişi belirlendikten, ayrıca çalışma kitaplarından sorumlu kişi atandıktan sonra, şirketin iç düzenleyici belgeleri hazırlanmalı ve onaylanmalıdır.
“Personel kayıtları nedir ve kime devredilmelidir?” sorusu sizin için hâlâ güncelse, Accounting.Az’ın danışmanlık hizmetine başvurabilirsiniz. Profesyonel ekibimiz her zaman işinizin yanındadır
İş Kanunu’na göre işveren, çalışanları iş faaliyetleriyle doğrudan ilgili tüm iç düzenleyici belgeler hakkında bilgilendirmekle yükümlüdür. Buna örnek olarak çalışma süresi düzeni verilebilir (İş Kanunu, madde 95).
Bir işletmede bulunması zorunlu belgeler şunlardır:
İşletmenin faaliyet alanına bağlı olarak personel kayıtlarının düzenlenmesi sürecinde ek belgeler de hazırlanabilir. Bunlara aşağıdakiler dahildir:
Her çalışanla yazılı bireysel iş sözleşmesi yapılır ve elektronik bilgi sistemine kaydedilir (İş Kanunu, madde 7).
İç belgelerin birbirleriyle, iş mevzuatıyla, iş sözleşmeleriyle ve işletmedeki fiili çalışma koşullarıyla çelişmemesi çok önemlidir. Aksi halde bu durum çalışanlarla iş uyuşmazlıklarına yol açabilir ve mahkeme süreçlerinde zayıf bir nokta oluşturur. Bu nedenle internette bulunan hazır örnekleri incelemeden uygulamamanız önerilir. “Personel kayıtları nedir?” şeklinde arama yaptığınızda çok sayıda kaynakla karşılaşabilirsiniz. Bunları mevzuata uygunluğunu kontrol etmeden kullanmamalısınız.
Hayır, zorunlu değildir. Ancak bu belge, personel belgeleriyle çalışmaya ilişkin gereklilikleri bir araya getirmeye, belge formatlarını düzenlemeye ve işletmenin özelliklerini dikkate almaya yardımcı olur. Böyle bir talimat sayesinde belgeleri hazırlamak, doğru şekilde düzenlemek ve uygulamayı takip etmek daha kolay ve hızlı olur.
Personel kayıtlarının doğru şekilde tutulduğundan emin olmak istiyorsanız, personel belgelerinin denetimini Accounting.Az’a emanet edebilirsiniz. Bu bizim uzmanlık alanımızdır
Çalışanın daimi, geçici veya yedek personel olmasına bakılmaksızın, her çalışan iş sözleşmesi ile işe alınır. İlerleyen dönemlerde çalışma koşulları, görev ya da ücrette değişiklik olursa, bu durum iş sözleşmesine de yansıtılmalıdır. Sözleşme yapılırken İş Kanunu’nun 12. bölüm hükümleri dikkate alınmalıdır. Personel kayıtlarını düzenlemek amacıyla, iş sözleşmesi imzalandıktan sonra işe alım bir emirle resmileştirilebilir (İş Kanunu, madde 81).
Çalışanla ilgili tüm sonraki işlemler, yani görev değişiklikleri, teşvikler, disiplin cezaları, ödüller, işten çıkarma, izinler ve benzeri işlemler resmi emirlerle düzenlenmelidir.
İşe alınan ve beş günden fazla çalışan her personel için çalışma kitabına kayıt yapılır. Yedek personel bu kuralın dışındadır. Bu kişiler için çalışma kitabına kayıt, yalnızca kendi talepleri doğrultusunda yapılır.
Her çalışan için bir kişisel hesap kartı hazırlanır. Bu kart kağıt ortamında ya da elektronik olarak tutulabilir. Kartta çalışanın şirkette bulunduğu süre boyunca tüm bilgiler yer alır. Buna işe giriş, görev değişiklikleri, izinler, ödüller, sosyal haklar ve askerlik kayıtlarıyla ilgili bilgiler dahildir.
Azerbaycan Cumhuriyeti’nin Kişisel Veriler Hakkında Kanunu’na göre, çalışanın rızası olmadan kişisel verileri işlenemez. Bu nedenle yazılı onay alınmalıdır.
Azerbaycan Cumhuriyeti İş Kanunu’nun 102. maddesine göre işveren, çalışanların fiili çalışma sürelerini kayıt altına almak zorundadır. Bu nedenle puantaj cetveli tutulmalıdır.
Sonuç olarak, işletmedeki her çalışan için en az aşağıdaki belgeler bulunmalıdır:
Unutulmamalıdır ki personel belgelerinin saklama süresi 1 yıldan 75 yıla kadar değişmektedir.
Personel özlük işlemlerinin usule uygun yürütülmemesinin sorumluluğu
Azerbaycan mevzuatında personel kayıtlarının usule uygun tutulmaması durumunda çeşitli yaptırımlar öngörülmüştür. Örneğin, iş sözleşmesi bildirimleri elektronik bilgi sistemine girilmediğinde, işveren her bir çalışan için Vergi Kanunu’na göre 2.000 ile 6.000 manat arasında para cezası ile karşılaşabilir (madde 58.10). İdari Suçlar Kanunu’nda bu ceza 2.000 ile 25.000 manat arasında değişmektedir (madde 192.1). Ceza Kanunu’nda ise para cezalarına ek olarak ıslah çalışmaları, özgürlüğün kısıtlanması veya hapis cezası da uygulanabilir (madde 162-1).
Ayrıca belirtmek gerekir ki, İdari Suçlar Kanunu’nun 192.1–192.12 maddeleri, iş mevzuatının ihlali durumunda uygulanan cezaları açıklamaktadır.
Kişisel verilerle ilgili mevzuatın ihlali halinde de İdari Suçlar Kanunu kapsamında para cezası öngörülmektedir (madde 375).
Bu tür eksikliklerin önüne geçmek için personel belgelerinin düzenli olarak denetlenmesi tavsiye edilir. Bu denetim, şirket içi uzmanlar ya da dış danışmanlar aracılığıyla yapılabilir.
Bu yazıda “Personel kayıtları nedir, kullanılan belgeler nelerdir ve hangi cezalar uygulanır?” gibi sorulara yanıt vermeye çalıştık.
Outsourcing esaslı hizmetlerimizin geniş yelpazesi hakkında daha ayrıntılı bilgi almak için aşağıda yer alan telefon numaralarımızdan bizimle iletişime geçebilirsiniz
