Kadr uçotu nədir?

Ekspert yazıları

Gülnar Ramazanova – İnsan resursları üzrə mütəxəssis

Müəssisələrdə kadr uçotu, onun təşkili və aparılması ilk əməkdaşın işə qəbulundan başlayır. Məqalədə bunun necə edilməsi şərh olunur.

Kadr uçotu nələri əhatə edir?

İstər yeni başlayan, istərsə də fəaliyyətdə olan sahibkarlar olsun, fərq etməz, “Kadr ucotu nedir?” sualı onları həmişə maraqlandırıb. Bu ucot – müəssisədə əmək kollektivi ilə bağlı bütün sənəd dövriyyəsidir. Buraya işə qəbul,yerdəyişmə, işdən çıxma, əmək haqqı, iş şəraiti, cəzalar, mükafatlar və s. aiddir.

Bu prosedurlar dəqiq reqlamentləşdirilməli, işçi ilə bağlı istənilən hərəkət qanunvericiliklə əsaslandırılmalı, müvafiq sənədlə təsdiqlənməlidir. Sənədlər vaxtında, qaydalara uyğun tərtib edilməli, sistemləşdirilməli və mühafizə olunmalıdır. Bütün bunlar kadr kargüzarlığıdır.

Kadr uçotunun aparılmasına kim cavabdehdir?

Biz “Kadr uçotu nədir?” sualına qısa da olsa cavab verdik. Bəs onun aparılmasına kim məsuliyyət daşıyır? Hər şey müəssisənin miqyasından asılıdır. İşçilər üzrə kargüzarlığın aparılması aşağıdakı əməkdaşlara həvalə edilə bilər:

  • şirkətin xüsusi yaradılmış bölməsinə (kadrlar şöbəsinə), yaxud ayrılıqda götürülmüş əməkdaşa;
  • əlavə yüklənmə kimi bir yaxud bir neçə əməkdaşa, kiçik müəssisələrdə bu işə, adətən, katibələr, hüquqşünaslar, mühasiblər cəlb edilr;
  • autsorsinq müqaviləsi üzrə ixtisaslaşmış şirkətə, lakin, hər şeyi autsorserə vermək olmaz. Əmək kitabçalarının aparılması, məsələn, kənar icraçıya tapşırıla bilməz. Rəhbər bu vəzifəni əmr yaxud sərəncamla “özünkülərdən” birinə həvalə etməlidir.

Başqa variant – kadr uçotu məsələlərini rəhbər öz üzərinə götürə bilər – bu, yalnız çox kiçik sahibkarlıq subyektlərinə uyğun gəlir. 

Təbii ki, yeni fəaliyyətə başlayan sahibkarı “kadr uçotu nədir?” sualı ilə yanaşı, onu necə qurmalı, nədən başlamalı daha çox maraqlandırır. 

Sıfırdan kadr uçotu  – addım-addım təlimat

İlk növbədə, təşkilatın kadr sənədlərində adının müəssisənin nizamnaməsində də göstərilən adla üst-üstə düşməsinə diqqət yetirmək lazımdır. Direktorlar işçiləri nizamnamədə müəyyən edilmiş qaydada işə götürürlər.

Əmək müqavilələrini, habelə digər sənədləri imzalamaq səlahiyyətinin kimə verildiyini müəyyən etmək lazımdır. Gələcəkdə sənədlərin məhz, buna hüququ çatan şəxs tərəfindən imzalanmasına diqqət edilməlidir.

Kadr uçotu və kargüzarlığa cavabdeh şəxs müəyyən edildikdən, habelə əmək kitabçalarının aparılmasına cavabdeh şəxs təyin edildikdən sonra şirkətin daxili normativ sənədlər toplusunu hazırlamaq və təsdiq etmək lazımdır.


Əgər “Kadr uçotu nədir, onu kimə həvalə etməli?” sualı sizin üçün hələ də aktualdırsaAccounting.Az”-ın konsaltinq xidmətinə müraciət edin. Bizim peşəkarlar həmişə sizin biznesin yanındadır!


Məcburi daxili sənədlər

Əmək Məcəlləsinə əsasən işəgötürən şirkətin əməkdaşlarını iş fəaliyyətinə bilavasitə aid olan bütün daxili normativ sənədlərilə (məsələn, iş vaxtının rejimi, ƏM, maddə 95) işçini tanış etməyə borcludur 

Təşkilatda olması zəruri olan sənədlər:

  • ştat cədvəli;
  • daxili intizam qaydaları;
  • fərdi məlumatların qorunlası haqda əsasnamə;
  • məzuniyyət cədvəli;
  • əmək kitabçalarının, əlavə içliklərin mədaxil-məxarici, onların hərəkətinin uçotu kitabı;
  • iş vaxtının uçot cədvəli (tabel).

Təşkilatın işinin spesifikliyinə görə tələb olunarsa kadr uçotu işinin təşlkili prosesində başqa sənədlər də hazırlana bilər. Bunlar:

  • vəzifə təlimatları;
  • əməyin ödənilməsi və mükafatlandırma üzrə Əsasnamə;
  • kadr kargüzarlığı üzrə təlimat;
  • kommersiya sirri barədə Əsasnamə;
  • attestasiya barədə Əsasnamə;
  • kollektiv müqavilə;
  • istehsalatda zərərçəkmişlərə ilk yardımın göstərilməsi üzrə Əsasnamə;
  • ezamiyyətlər barədə Əsasnamə;
  • əməkdaşların şəxsi işləri və sairdir.

Hər işçi ilə yazılı formada fərdi əmək müqaviləsi bağlanaraq elektron informasiya sistemində qeydə alınır (ƏM, maddə 7)

Daxili sənədlərin bir-birinə, əmək qanunvericiliyinə, əmək müqaviləsinə və təşkilatdakı real əmək şəraitinə zidd olmaması vacibdir. Əks təqdirdə, bu, işçilərələ əmək mübahisələrinə zəmin yaradacaq, məhkəmə prosesində “zəif halqa” olacaq. Buna görə də, İnternetdən qarşınıza çıxan ilk nümunələri araşdırmadan tətbiq etməyin. Həmçinin “Kadr uçotu nədir?” sualını axtarışa versəniz çoxlu elektron məlumatlar qarşınıza çıxa bilər. Qanunvericiliyə nə qədər uyğun gəldiyini yoxlamadan, onlardan istifadə etməyin. Kadr ucotu nedir, necə təşkil edilir barədə buradan da oxuya bilərsiniz.

Kadr kargüzarlığı üzrə təlimat hazırlamaq vacibdirmi

Xeyr, vacib deyil, lakin bu sənəd təşkilatda kadr sənədləri ilə işləmək üçün tələbləri ümumiləşdirməyə, onların formalarını nizamlamağa, habelə işin spesifikliyini nəzərə almağa kömək edəcəkdir. Personal üzrə təlimat ilə sənədləri hazırlamaq, onları düzgün tərtib etmək, icraata nəzarət etmək daha asan, daha operativ olacaq.

Hər əməkdaş üçün lazım olan kadr sənədləri

Daimi, müvəqqəti yaxud əvəzedici işçi olmasından asılı olmayaraq, hər bir əməkdaş işə müqavilə əsasında qəbul edilir. Gələcəkdə iş şəraiti, vəzifə və maaşlarda hər hansı dəyişiklik olarsa, bu əmək müqaviləsində də öz əksini tapmalıdır. Müqavilə bağlanarkən Əmək Məcəlləsinin 12-ci fəslinin müddəaları nəzərə alınmalıdır. Kadr uçotu işlərini tənzimləmək üçün işə götürən əmək müqaviləsi bağlandıqdan sonra əmrlə rəsmiləşdirilə bilər (ƏM, maddə 81). 

Gələcəkdə əməkdaşla bağlı bütün hərəkətlər – yerdəyişmələr, həvəsləndirmələr, cəzalar, mükafatlar, işdən çıxarılmalar, məzuniyyətlər və sair əmrlə rəsmiləşdirilməlidir.

İşə qəbul edilmiş, beş gündən artıq işləmiş hər işçi üçün əmək kitabçasında qeyd aparılır. Əvəzedici işçilər istisna təşkil edir, həmin işçilərin əmək kitabçasında qeyd yalnız əvəzedicinin öz istəyi ilə baş tutur.  

Hər əməkdaşa şəxsi hesab kartı hazırlanır (kağız yaxud elektron daşıyıcıda). Ora müəssisədə işlədiyi bütün müddət ərzində işçi haqqında bütün məlumatlar – işə qəbul, yerdəyişmələr, məzuniyyətlər, mükafatlar, güzəştlər, hərbi uçotla bağlı məlumatlar və s. daxil edilir:

“Fərdi məlumatlar haqqında” AR qanuna görə işçinin razılığı olmadan onun məlumatlarını emal edə bilməzsiniz, deməli, belə razılıq tərtib olunmalıdır.

 AR ƏM-nin 102-ci maddəsinə görə işəgötürən, işçilərin işlədiyi vaxtın uçotunu aparmağa borcludur, deməli iş vaxtının uçot cədvəli (tabel) aparılmalıdır.  

Beləliklə, təşkilatdakı hər əməkdaşa görə ən azı bunlar olmalıdır:

  • əmək müqaviləsi, ona əlavələr;
  • şəxsi heyət üzrə əmrlər;
  • əmək kitabçası (əvəzedicilərdən başqa);
  • şəxsi hesab kartı;
  • şəxsi məlumatların emalı üçün razılıq.

Nəzərə alın ki, bütün kadr sənədləri 1 ildən 75 ilə qədər saxlama müddətlərinə malikdir.

Kadr kargüzarlığının  düzgün aparılmaması üçün məsuliyyət

Azərbaycan qanunvericiliyində kadr uçotunun düzgün aparılmamasına görə  müxtəlif cəzalar nəzərdə tutulub. Məsələn, əmək müqaviləsi bildirişi elektorn informasiya sisteminə daxil edilmədikdə işəötürənə hər belə şəxsə görə Vergi Məcəlləsində 2000 – 6000 manat intervalında cərimə nəzərdə tutulub (maddə 58.10). İnzibati Xətlar Məcəlləsində bu məbləğ 2000-25000 intervalında dəyişir (maddə 192.1). Cinayət Məcəlləsində isə cərimələrlə yanaşı, islah işləri, azadlığın məhdudlaşdırlması, habelə azadlıqdan məhrumetmə kimi cəzalar tətbiq edilə bilər (maddə 162-1).

Qeyd etmək lazımdır ki, İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 192.1-192.12-ci maddələri əmək qanunvericiliyinin pozulmasına görə tətbiq edilən cərimələri şərh edir.

Fərdi məlumatların qanunvericiliyin pozulmasına görə də AR İnzibati Xətalar Məcəlləsində cərimə nəzrdə tutulub (maddə 375).

Belə nöqsanların olmaması üçün sənədlərinzin müntəzəm auditini aparın. Bunu daxili yaxud kənar mürəxəsislərin köməyi ilə etmək olar.


Kadr uçotunun düzgün aparılmasına əmin olmaq istəyirsinizsə kadr sənədlərinin auditini Accounting.Az-a etibar edin. Bu bizim profildir.


Bu məqalədə “Kadr uçotu nədir, istifadə edilən sənədlərin tərkibi necədir, hansı cəzalar mövcuddur?” kimi suallara cavab verməyə çalışdıq. Növbəti yazılarımız kadr kargüzarlığının digər aktual məsələrinə həsr olunacaq. Bizi izləyin!.

whatsapp