Türkçe
English
AzərbaycanС более подробной информацией о широком спектре наших аутсорсинговых услуг вы можете ознакомиться, позвонив по указанным ниже номерам
Гюльнар Рамазанова – специалист по управлению персоналом
В организациях кадровый учет, его организация и ведение начинаются с приема на работу первого сотрудника. В статье разъясняется, как это делается.
Что включает в себя кадровый учет?
Независимо от того, является ли предприниматель начинающим или уже действующим, вопрос «Что такое кадровый учет?» всегда остается актуальным. Кадровый учет — это весь документооборот, связанный с трудовым коллективом в организации. Сюда относятся прием на работу, переводы, увольнения, заработная плата, условия труда, дисциплинарные взыскания, поощрения и другие вопросы.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы. Любое действие в отношении работника должно быть обосновано законодательством и подтверждено соответствующими документами. Документы должны оформляться своевременно, в соответствии с правилами, систематизироваться и надежно храниться. Все это в совокупности составляет кадровое делопроизводство.
Мы кратко ответили на вопрос «Что такое кадровый учет?». Но кто несет ответственность за его ведение? Все зависит от масштаба организации. Кадровое делопроизводство может быть возложено на следующих лиц:
на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) либо на отдельного сотрудника;
на одного или нескольких сотрудников в виде дополнительной нагрузки. В небольших организациях эту работу, как правило, выполняют секретари, юристы или бухгалтеры;
на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Однако передать на аутсорсинг можно не все. Например, ведение трудовых книжек нельзя поручать стороннему исполнителю. Руководитель должен возложить эту обязанность приказом или распоряжением на одного из сотрудников компании.
Еще один вариант — когда руководитель берет вопросы кадрового учета на себя. Это подходит только для очень небольших субъектов предпринимательства.
Разумеется, начинающего предпринимателя, помимо вопроса «Что такое кадровый учет?», в большей степени интересует, как его организовать и с чего начать.
Прежде всего необходимо обратить внимание на то, чтобы наименование организации в кадровых документах полностью совпадало с наименованием, указанным в уставе. Руководители принимают работников на работу в порядке, установленном уставом.
Необходимо определить, кому предоставлены полномочия на подписание трудовых договоров и других документов. В дальнейшем следует следить за тем, чтобы документы подписывались исключительно лицом, имеющим на это право.
После определения ответственного за кадровый учет и делопроизводство, а также назначения лица, отвечающего за ведение трудовых книжек, необходимо подготовить и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.
Если вопрос «Что такое кадровый учет и кому его поручить?» по-прежнему для вас актуален, обратитесь к консалтинговым услугам Accounting.Az. Наши профессионалы всегда рядом с вашим бизнесом
Обязательные внутренние документы
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан ознакомить сотрудников со всеми внутренними нормативными документами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (например, режим рабочего времени, Трудовой кодекс, статья 95).
Документы, которые обязательно должны быть в организации:
При необходимости, с учетом специфики деятельности организации, в процессе организации кадрового учета могут быть подготовлены и другие документы, в том числе:
С каждым работником в письменной форме заключается индивидуальный трудовой договор, который регистрируется в электронной информационной системе (Трудовой кодекс, статья 7).
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и фактическим условиям труда в организации. В противном случае это может привести к трудовым спорам с работниками и стать слабым местом в судебных разбирательствах. Поэтому не следует применять первые попавшиеся шаблоны из интернета без тщательной проверки. При поиске ответа на вопрос «Что такое кадровый учет?» можно найти много электронной информации, но использовать ее без проверки на соответствие законодательству не рекомендуется.
Нет, это не обязательно. Однако такой документ помогает обобщить требования к работе с кадровыми документами, упорядочить их формы и учесть специфику деятельности организации. При наличии инструкции по работе с персоналом становится проще и быстрее подготавливать документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.
Если вы хотите быть уверены в правильности ведения кадрового учета, доверьте аудит кадровых документов Accounting.Az. Это наша специализация
Независимо от того, является ли работник постоянным, временным или замещающим, каждый сотрудник принимается на работу на основании трудового договора. В случае изменения условий труда, должности или заработной платы такие изменения должны быть отражены в трудовом договоре. При заключении договора необходимо учитывать положения 12-й главы Трудового кодекса. Для регулирования кадрового учета после заключения трудового договора прием на работу может быть оформлен приказом (Трудовой кодекс, статья 81).
Все последующие действия в отношении сотрудника, такие как переводы, поощрения, дисциплинарные взыскания, премии, увольнения, отпуска и другие, должны оформляться соответствующими приказами.
На каждого работника, принятого на работу и проработавшего более пяти дней, вносится запись в трудовую книжку. Исключение составляют замещающие работники, для которых запись в трудовой книжке производится только по их желанию.
На каждого сотрудника оформляется личная карточка учета, в бумажном или электронном виде. В нее вносятся все сведения о работнике за весь период его работы в организации, включая прием на работу, переводы, отпуска, поощрения, льготы, а также данные, связанные с воинским учетом.
Согласно Закону Азербайджанской Республики «О персональных данных», обработка персональных данных работника без его согласия не допускается. Следовательно, такое согласие должно быть оформлено.
В соответствии со статьей 102 Трудового кодекса Азербайджанской Республики работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников, поэтому необходимо вести табель учета рабочего времени.
Таким образом, по каждому сотруднику в организации как минимум должны быть следующие документы:
Следует учитывать, что сроки хранения кадровых документов составляют от 1 года до 75 лет.
Ответственность за неправильное ведение кадрового делопроизводства
Законодательством Азербайджана предусмотрены различные меры ответственности за неправильное ведение кадрового учета. Например, при непредставлении уведомления о трудовом договоре в электронную информационную систему работодателю грозит штраф в размере от 2 000 до 6 000 манатов за каждого такого работника в соответствии с Налоговым кодексом (статья 58.10). В Кодексе об административных правонарушениях размер штрафа варьируется от 2 000 до 25 000 манатов (статья 192.1). Уголовный кодекс, помимо штрафов, предусматривает также исправительные работы, ограничение свободы или лишение свободы (статья 162-1).
Следует отметить, что статьи 192.1–192.12 Кодекса об административных правонарушениях разъясняют штрафы, применяемые за нарушение трудового законодательства.
За нарушение законодательства о персональных данных также предусмотрены штрафы в Кодексе об административных правонарушениях Азербайджанской Республики (статья 375).
Чтобы избежать подобных нарушений, рекомендуется регулярно проводить аудит кадровых документов. Это можно сделать с помощью внутренних или внешних специалистов.
В данной статье мы постарались ответить на вопросы о том, что такое кадровый учет, какие документы используются и какие меры ответственности предусмотрены.
С более подробной информацией о широком спектре наших аутсорсинговых услуг вы можете ознакомиться, позвонив по указанным ниже номерам
