Kadr sənədlərinin auditi: hüquqi risklərdən və cərimələrdən necə qorunmaq olar?

Hazırladı: Accounting.Az ekspert komandası

Kadr sənədlərinin auditi əmək müfəttişliyinin yoxlamasından, məhkəmə mübahisəsindən və ya işçi şikayətlərindən əvvəl mümkün boşluqları aşkar etməyin ən etibarlı yollardan biridir. Təcrübə göstərir ki, pozuntuların böyük hissəsi iş yükünün çoxluğundan, sənədlərin gec və ya natamam tərtib olunmasından yaranır. Lakin yoxlayıcılar üçün bunun fərqi yoxdur: sənəd qaydasında deyilsə, məsuliyyət işəgötürənin üzərinə düşür.

Bu yazıda kadr auditinin nə olduğu, nələri əhatə etdiyi, hansı növlərinin olduğu, ən çox rast gəlinən pozuntular və yoxlamaya necə hazırlaşmaq lazım olduğu şərh olunur.

Kadr sənədlərinin auditi nədir?

Kadr sənədlərinin auditi müəssisədəki kadr sənədlərinin və kargüzarlıq proseslərinin Azərbaycan Respublikasının əmək qanunvericiliyinə, eləcə də şirkətin daxili qaydalarına uyğunluğunun sistemli yoxlanılmasıdır.

Bu, sadəcə formal yoxlama deyil. Audit nəticəsində şirkət hansı sənədlərin qaydasında olduğunu, hansılarının düzəldilməli olduğunu və hansılarının risk daşıdığını dəqiq görür. Sənədlərin qanunvericiliyin tələblərinə cavab verməməsi işəgötürən üçün inzibati cərimələr, əmək mübahisələri və məhkəmə xərcləri deməkdir.

Bakıda fəaliyyət göstərən şirkətlər üçün kadr auditi əmək qanunvericiliyinə uyğunluğu yoxlamaq və cərimə riskini azaltmaq üçün praktiki vasitədir.

Auditin əsas məqsədləri

• Riskləri minimuma endirmək: əmək qanunvericiliyinin pozulması hallarını əvvəlcədən aşkar etmək və dövlət qurumlarının yoxlaması zamanı yarana biləcək riskləri azaltmaq.
• Maliyyə itkilərinin qarşısını almaq: səhv tərtib olunmuş əmrlər, əsassız xitam və ya əmək haqqı hesablamalarındakı səhvlər səbəbindən mümkün cərimə və təzminatların yaranmasına yol verməmək
• Kadr xidmətinin işini təkmilləşdirmək: sənəd dövriyyəsindəki boşluqları görmək, prosesləri sadələşdirmək və işçilərin şirkətə inamını artırmaq.

Auditin əhatə dairəsi

Peşəkar audit zamanı kadr fəaliyyətinin bütün əsas sahələri nəzərdən keçirilir:

• lokal normativ hüquqi aktlar: daxili intizam qaydaları, əməyin ödənilməsi üzrə əsasnamə, şəxsi məlumatların mühafizəsi qaydaları, vəzifə təlimatları və əməyin mühafizəsi üzrə təlimatlar;
• əmək müqavilələri və əmrlər: müqavilələrin qanunvericiliyə uyğunluğu, onların dövlət elektron sistemində qeydiyyatı, habelə işə qəbul, başqa işə keçirmə, ezamiyyət, məzuniyyət və əmək müqaviləsinə xitam əmrlərinin vaxtında və düzgün tərtibi;
• şəxsi işlər və uçot sənədləri: hər bir işçi üzrə şəxsi işin, kadr uçotu sənədlərinin və elektron əmək kitabçasındakı qeydlərin tamlığı və bir-birinə uyğunluğu;
• iş vaxtının uçotu: iş saatlarının, əlavə iş vaxtının, gecə növbələrinin və bayram günlərində işin qanunvericiliyə uyğun uçotunun aparılması;
• məzuniyyət sənədləri: məzuniyyət qrafiki, əmrlər, məzuniyyət haqqının hesablanması və istifadə olunmamış məzuniyyətlərin uçotu;
• şəxsi məlumatların qorunması: işçilərin məlumatlarının toplanması, saxlanması və ötürülməsi qaydalarının qanuna uyğunluğu.

Kadr auditinin istiqamətləri

Şirkətin ehtiyacından, işçi sayından və büdcəsindən asılı olaraq kadr auditi üç əsas istiqamətdə aparılır.

1. İcmal audit

Qısa müddətdə şirkətin əsas lokal aktlarının mövcudluğunu və tətbiqini qiymətləndirmək üçün aparılır. Kadr siyasətinin əsas tələblərə cavab verib-vermədiyini bilmək istəyən şirkətlər üçün münasib başlanğıcdır.

2. Seçmə audit

Bütün sənədlər deyil, müştərinin tapşırığına uyğun nümunələr yoxlanılır. Məsələn, müxtəlif şöbələrdən işçilərin müəyyən hissəsinin sənədləri götürülür. Bu üsul zəif sahələri qısa vaxtda və daha az xərclə üzə çıxarmağa imkan verir.

3. Tam audit

Bütün kadr sənədləri və kadr idarəetmə sistemi ətraflı yoxlanılır. Nəticədə şirkətin kadr kargüzarlığının tam mənzərəsi ortaya çıxır, aşkar edilən pozuntular üzrə isə düzəliş planı təqdim olunur.

Kadr sənədlərində ən çox rast gəlinən pozuntular

Kadr sənədlərində tez-tez təkrarlanan səhvlər bunlardır:

1. Əmək müqaviləsinin yazılı bağlanmaması, gec bağlanması və ya elektron qeydiyyatın aparılmaması.
2. Müqavilə ilə əmr arasında uyğunsuzluq: tarix, vəzifə, əmək haqqı və iş rejimi fərqli göstərilir.
3. Sınaq müddətinin düzgün rəsmiləşdirilməməsi.
4. İşçinin əmrlərlə tanışlığının imza ilə təsdiqlənməməsi.
5. Məzuniyyət qrafikinin olmaması və ya məzuniyyət əmrlərinin gec tərtibi.
6. İş vaxtı uçotunun aparılmaması, əlavə iş vaxtının və gecə işinin qeydə alınmaması.
7. Əmək müqaviləsinə xitam zamanı prosedurun pozulması və yekun hesablaşmanın gecikdirilməsi.
8. Şəxsi işlərin natamamlığı: çatışmayan sənədlər, vaxtı keçmiş və ya imzasız vərəqələr.
9. Daxili qaydaların olmaması, köhnəlməsi və ya real təcrübəyə uyğun gəlməməsi.
10. İşçilərin şəxsi məlumatlarının qanuna zidd şəkildə saxlanması və ya ötürülməsi.

Hansı cərimələr və nəticələr yaranır?

Əmək Məcəlləsinin tələblərinə əməl olunmaması şirkət üçün ciddi hüquqi nəticələr yaradır:

• inzibati məsuliyyət: əmək müqaviləsinin bağlanması qaydalarının, iş vaxtı uçotunun və ya əmrlərin tərtibi tələblərinin pozulmasına görə Dövlət Əmək Müfəttişliyi Xidməti tərəfindən inzibati xətalar üzrə sanksiyalar tətbiq oluna bilər;
• əmək mübahisələri: hüquqlarının pozulduğunu düşünən və ya əsassız xitam edilmiş işçi məhkəməyə müraciət edə bilər (sənədlər qaydada olmadıqda şirkət öz mövqeyini sübut etməkdə çətinlik çəkir);
• nüfuz itkisi: əmək mübahisələri və yoxlama nəticələri şirkətin işəgötürən kimi imicinə mənfi təsir göstərir.

Kadr sənədlərinin auditi necə aparılır?

1. İlkin müzakirə: şirkətin fəaliyyəti, işçi sayı və auditdən gözləntilər dəqiqləşdirilir, audit növü seçilir.
2. Sənədlərin təqdim olunması: şirkət lokal aktları, müqavilələri, əmrləri, şəxsi işləri və iş vaxtı cədvəllərini auditora verir.
3. Yoxlama: sənədlər qanunvericiliyə, bir-birinə və faktiki vəziyyətə uyğunluq və əminlik baxımından qiymətləndirilir.
4. Yekun hesabat: aşkar edilmiş uyğunsuzluqlar, hüquqi risklər və onların aradan qaldırılması üzrə praktiki tövsiyələr yazılı hesabatda təqdim olunur.
5. Düzəlişlərin icrası: şirkət tövsiyələr əsasında sənədləri qaydaya salır (ehtiyac olarsa, müştəriyə bu mərhələdə də dəstək göstərilə bilər).

Əmək müfəttişliyinin yoxlamasına hazırlıq siyahısı

Əmək müfəttişliyinin yoxlamasından və ya auditdən əvvəl bunları yoxlayın:

• işçilərlə bağlanmış əmək müqavilələri imzalanıb və elektron sistemdə qeydiyyatdan keçirilib;
• hər müqavilə üzrə tərtib edilmiş işə qəbul əmrləri müqavilə şərtləri ilə üst-üstə düşür;
• hər işçinin şəxsi işi tamdır və sənədlər imzalanıb;
• işçilər daxili intizamı qaydaları ilə tanış edilib;
• cari il üçün məzuniyyət qrafiki təsdiq olunub;
• iş vaxtı cədvəlləri müntəzəm aparılır, əlavə iş və gecə işi ayrıca qeyd olunur;
• xitam olunmuş işçilərlə bağlı sənədlər və yekun hesablaşma qeydləri saxlanılır;
• şəxsi məlumatların saxlanması və onlara giriş qaydaları müəyyən edilib.

Tez-tez verilən suallar

Kadr sənədlərinin auditi nə qədər vaxt aparır?

Müddət işçilərin sayından və seçilmiş audit növündən asılıdır. Kiçik və orta müəssisələrdə audit adətən 3 iş günündən 10 iş gününə qədər davam edə bilər. İşçi sayı çox olan şirkətlərdə tam auditin müddəti daha uzundur.

Kadr auditi nə qədər tez-tez aparılmalıdır?

İldə ən azı bir dəfə, kadr üzrə mütəxəssis dəyişdikdə və dövlət qurumlarının yoxlaması gözlənildikdə audit aparılması tövsiyə olunur.

Audit bitdikdən sonra şirkətə nə təqdim olunur?

Auditor yazılı yekun hesabat və audit rəyi təqdim edir. Hesabatda aşkar edilmiş bütün uyğunsuzluqlar, hüquqi risklər və onların aradan qaldırılması üçün addım-addım tövsiyələr yer alır.

Kiçik şirkət üçün kadr sənədlərinin auditi lazımdırmı?

Bəli. Əmək qanunvericiliyinin tələbləri işçi sayından asılı olmayaraq tətbiq olunur. Kiçik şirkətlərdə kadr işi çox vaxt əlavə vəzifə kimi aparıldığı üçün icmal və ya seçmə audit adətən münasib və sərfəli seçimdir.

Kadr sənədlərinin auditi əmək müfəttişliyinin yoxlamasını əvəz edirmi?

Xeyr. Audit şirkətin daxili qiymətləndirməsidir və dövlət yoxlamasını əvəz etmir. Lakin pozuntuları yoxlamadan əvvəl aşkar edib aradan qaldırmağa kömək edir.

Auditdən sonra pozuntular tam aradan qalxırmı?

Audit pozuntuları aşkar edir və düzəliş yolunu göstərir. Nəticə isə şirkətin tövsiyələri nə qədər vaxtında və düzgün icra etməsindən asılıdır.

Niyə Accounting.Az?

Accounting.Az audit və konsaltinq sahəsində təcrübəyə malik komandadır. Kadr sənədlərinin auditində bunları təklif edirik:

• qanunvericilikdəki yeniliklərə nəzarət: əmək qanunvericiliyindəki dəyişiklikləri izləyir və yoxlamalarda nəzərə alırıq;
• praktiki həll yolları: səhvləri göstərməklə kifayətlənmir, onları ən qısa müddətdə və məqsədəuyğun xərclə necə düzəltmək lazım olduğunu izah edirik;
• fərdi yanaşma: hər müəssisənin fəaliyyət sahəsinə uyğun audit planı hazırlayırıq.

Bakı və region üzrə kadr sənədlərinin auditi barədə məsləhət almaq üçün komandamıza müraciət edin.

E-poçt: info@accounting.az